提到編碼，這方面的知識(shí)太小眾了，但在人力資源工作中也是廣泛應(yīng)用的。對(duì)于一些公司，這小眾的知識(shí)能給我們帶來(lái)很大的便利。今天就來(lái)跟大家分享一些實(shí)用的編碼技巧，一起來(lái)看看吧!
人力資源部門用到的編碼，通常有：文件發(fā)文字號(hào)、表單編號(hào)、員工編號(hào)、崗位編號(hào)、勞動(dòng)合同編號(hào)、檔案編號(hào)等。對(duì)于編碼規(guī)則，都是在考慮目的性和功能性方面來(lái)設(shè)定的。
一、文件發(fā)文字號(hào)
二、表單編號(hào)
這里所說(shuō)的表單，主要是工作中常用到的各種表格等，對(duì)于此類的編號(hào)，前面的文章中一句帶過(guò)，是建議有獨(dú)立的編號(hào)。表單編號(hào)建議體現(xiàn)部門和順序號(hào)即可，如HR-FORM-0001，HR代表部門，F(xiàn)ORM代表表單，順序號(hào)用四位的數(shù)字表示，從1開始，不足四位的用0補(bǔ)足。所有表單無(wú)論屬于哪個(gè)文件的附件，按照公布的時(shí)間早晚順序編號(hào)，表單修改后文件的版本版次變動(dòng)，表單的編號(hào)是一直不變的。
三、員工編號(hào)
有HR會(huì)說(shuō)，我們公司要員工編號(hào)沒(méi)有用?在這里我明確告訴你，錯(cuò)，大錯(cuò)特錯(cuò)。哪怕公司沒(méi)有要求做員工編號(hào)，人力資源部門也要為每一位員工編號(hào)。員工編號(hào)至少有一項(xiàng)作用是哪個(gè)公司也少不了的，那就是作為唯一值進(jìn)行檢索，也是識(shí)別作用。公司員工有可能重名，用身份證區(qū)分的話，號(hào)碼太長(zhǎng)，此時(shí)員工編號(hào)的識(shí)別作用就發(fā)揮出來(lái)了。
下面談幾種員工編號(hào)的編號(hào)規(guī)則：
(一)最簡(jiǎn)單的編號(hào)
這種情況絕大多數(shù)是在部門內(nèi)部應(yīng)用，所以編碼規(guī)則相對(duì)簡(jiǎn)單，能作為唯一值即可。如公司簡(jiǎn)稱為HY，順序號(hào)為5位順序號(hào)，不足5位用虛數(shù)0補(bǔ)足，這樣員工編號(hào)可以編為HY00001，依次向后編號(hào)，一人一號(hào)。甚至我們可以直接用00001來(lái)表示員工編號(hào)。
優(yōu)點(diǎn)：便于維護(hù)，便于綜合信息檢索
(二)體現(xiàn)入職日期的員工編號(hào)
如20170104001，代表8位入職日期和3位順序號(hào)。員工入職后按照入職日期和當(dāng)天的入職順序進(jìn)行編號(hào)。也可以編寫6位入職日期，如170104001，或者再帶上公司簡(jiǎn)稱的編號(hào)，如HY20170104001，HY170104001。
優(yōu)點(diǎn)：便于維護(hù)，便于綜合信息檢索
(三)體現(xiàn)部門、職級(jí)、崗位等信息的員工編號(hào)
這種可以和以上兩種任意組合，如HR代表人力資源部，員工編號(hào)可以編為HY-HR-0001、HY-HR-170104001。同樣道理，把職級(jí)和崗位用數(shù)字或字母代表，和上面規(guī)則任意組合即可，不再詳細(xì)講解。
優(yōu)點(diǎn)：?jiǎn)T工編號(hào)可以體現(xiàn)出部門、崗位、職級(jí)等信息
缺點(diǎn)：?jiǎn)T工編號(hào)需要維護(hù)，不能形成唯一值，尤其公司人越多、人員流動(dòng)性越大、人員調(diào)動(dòng)情況趙多，維護(hù)的工作量就越大。而且這種編碼規(guī)則不利于綜合信息檢索。
綜上，如果公司無(wú)硬性要求，建議采用前兩種編碼規(guī)則。公司有強(qiáng)制要求體現(xiàn)部門、職級(jí)、崗位等信息的，建議人力資源部?jī)?nèi)部也有一套采用前兩種的編碼規(guī)則，以便于進(jìn)行綜合信息檢索。
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